Fase 1: Forming
De eerste fase bestaat uit de kennismaking van de teamleden onderling. Deze fase kan ingaan op het moment dat er een nieuw team is gevormd en teamleden elkaar voor de allereerste keer ontmoeten, maar ook als er een nieuw teamlid wordt toegevoegd.
Hoe je deze fase herkent
Er speelt een fantasie van hoe het team eruit zou moeten zien, er is behoefte aan veiligheid en mensen proberen overeenkomsten bij elkaar te zoeken omdat ze erbij willen horen.
Misschien kennen sommige teamleden elkaar al bij het opzetten van een nieuw team. Maar in deze nieuwe dynamiek is het dan alsnog van belang om de kennismakingsfase goed te doorlopen.
Wat je moet doen als teamleider
Sommige teamleden zullen op zoek gaan naar de grenzen en iedereen is op zoek naar veiligheid. Wie kan ik vertrouwen? Hoe gaat deze teamleider te werk? Vooral een nieuwe teamleider kan flink aan de (bestaande) dynamiek schudden. Het is daarom belangrijk dat de teamleider het initiatief neemt om deze eerste fase goed te laten verlopen.
In deze fase zul je als team zo snel mogelijk je missie willen bepalen en vastleggen.
“Wat voor team willen wij zijn? Wat is ons doel? Hoe gaan we dat met elkaar bereiken?”
Fase 2 is ook een belangrijk onderdeel van deze tijd en is al snel aan de beurt. Als teamleider help je het team door deze fase heen door grenzen te creëren en kaders en doelen op te stellen.
Fase 2: Storming
Direct na de eerste kennismaking begint fase 2 al op te spelen: de stormingfase. Tijdens deze fase gaan teamleden hun rol bepalen en innemen. De pikorde en hiërarchie worden bepaald.
Het kan in deze fase flink stormen. Je ziet vaak al snel welke teamleden de grootste mond hebben, wie zich onzeker voelt en niks durft te zeggen, en wie het voortouw neemt.
Bijna elk extreem gedrag kan ontstaan vanuit onzekerheid, maar komt bij iedereen anders tot uiting.
Hoe je deze fase herkent
Je ziet onenigheid over procedures en afspraken. Ontevredenheid over het proces. Agitatie onderling.
Iedereen wil erbij horen, dat is tenslotte een menselijke eigenschap die vanuit onze biologische ontwikkeling is ontstaan. Bij de groep horen betekent veiligheid, bescherming en overleven. Uitgesloten worden is eng, onveilig en onzeker.
Vragen die in deze fase spelen zijn: wie is de (echte) baas? Bij welk groepje wil ik horen? Moet ik voor mezelf opkomen en me anders gedragen dan ik echt ben? Wat als niemand me leuk vindt?
Wat je moet doen als teamleider
Als teamleider is het in deze fase ongelofelijk belangrijk om nadruk te leggen op het feit dat iedere rol even belangrijk is. Teamleden hoeven elkaar niet te beconcurreren, maar vullen elkaar juist aan. Je moet juist jezelf zijn, daar heeft het team het meeste aan. Als teamleider help je het team door deze fase heen door grenzen intact te houden, duidelijk te maken wat onderhandelbaar is en wat niet. Mensen toestaan om het leiderschap te testen, maar dan wel stevig overeind te blijven staan zodat er veiligheid ontstaat en vertrouwen voor het hele team. Dit is tot hoever ze kunnen gaan.
In een team zou juist geen hiërarchie moeten bestaan, omdat iedereen even belangrijk is.
Dit is een wijze les voor zowel de schreeuwlelijkerds als de stille muizen.
Fase 3: Norming
Een goede manier om direct een hecht team te vormen is om zo snel mogelijk met deze fase aan de slag te gaan. Tijdens de normingsfase bepaalt het team de eigen regels, routines en rituelen.
Hoe je deze fase herkent
Je ziet groepsonderhandelen ipv persoonlijke onderhandeling. Nieuwe “contracten” tussen leden en leider, dit is een continuerend proces.
Wat je moet doen als teamleider
Inspraak van alle teamleden is hierbij onmisbaar. Actieve regie vanuit de teamleider is dan cruciaal. Je kunt als teamleider geen normen opleggen, want dan krijg je de teamleden vaak niet, of uitermate moeilijk, mee. Besteed tijdens deze fase voldoende aandacht aan inspraak, discussies, gesprekken en het vastleggen van afspraken. Het is belangrijk om cohesie te stimuleren, accountability te laten nemen en leren te onderhandelen binnen het team voor inclusieve besluitvorming.
De gemaakte afspraken moeten voor iedereen duidelijk zijn. Het hele team moet erachter staan en er regelmatig aan herinnerd worden, op een positieve manier. Teamleden die steeds de kont tegen de krib blijven gooien, vragen duidelijk om aandacht. Geef die dan ook. Wie weet leer je er nog wat van.
Fase 4: Performing
Zijn de eerste drie fasen succesvol doorlopen, dan kan het team al vrij vlot gericht en productief aan de slag. In deze fase wordt het meeste resultaat behaald, maar alleen als er een stevig fundament staat. Anders is het team nog veel te veel bezig met de pikorde, de regels en routines en ruzie maken.
Hoe je deze fase herkent
Continue wederzijdse aanpassingen tussen strategie, uitproberen en dialoog over aanpassing (zie model hier onder)
Als het lekker loopt, betekent het niet dat je niets meer aan de teamvorming hoeft te doen. In deze fase is het ook fijn en belangrijk om verdieping te zoeken. Elkaar nog beter leren kennen, extra lagen geven aan de gezamenlijke doelen en de samenhang versterken.
Wat je moet doen als teamleider
Merk je dat je team blijft hangen in discussies, onenigheid en gedoe? Dan is het tijd om opnieuw te beginnen vanaf fase 2. Schijnbaar zijn er teamleden die de pikorde nog proberen te bepalen, terwijl je dat in een team eigenlijk niet wilt.
De Teamrollen Navigatie Test kan hierbij uitkomst bieden. Je kijkt dan met je team precies naar wie welke rol of rollen vervult en welke rollen er nog missen. Zo krijgt je team meer balans, leert iedereen zijn eigen, en elkaars, rollen te waarderen en ontstaat er een groter geheel.
Belangrijk is om hier te sturen op constant evalueren en bijsturen:
Fase 5: Adjourning
Dit is de fase van afscheid nemen, bij het vertrekken van een teamlid, de teamleider of als een team wordt opgeheven. Handig in deze fase is om vooral geen schepen achter je te verbranden, want wie weet wanneer je deze mensen weer tegenkomt. En vergeet niet jullie successen te vieren!
Wil je als teamleider sterker in je schoenen staan, beter omgaan met conflicten en discussies en weer plezier en peper in je leiderschap? Kijk dan eens naar ons Hot Pepper Leiderschapsprogramma.
